જ્યારે પણ આપણે પ્રવાસ દરમિયાન કોઈ હોટલમાં વહેલા પહોંચી જઈએ છીએ, ત્યારે મોટાભાગે રિસેપ્શન પરથી એવો જવાબ સાંભળવા મળે છે કે ચેક-ઇનનો સમય બપોરે ૧૨ વાગ્યાનો છે. વહેલા પ્રવેશ ન મળવાને કારણે ઘણી વખત મુસાફરોને ભારે અગવડતાનો સામનો કરવો પડે છે અને હોટલની લોબીમાં કલાકો સુધી રાહ જોવી પડે છે. જોકે આ નિયમ માત્ર કોઈ એક હોટલ કે શહેર પૂરતો સીમિત નથી, પરંતુ દેશ અને દુનિયાભરના હોસ્પિટાલિટી ક્ષેત્રમાં સર્વસામાન્ય છે. આ નિયમ પાછળ હોટલ સંચાલકોની કોઈ મનમાની નથી હોતી, પરંતુ એક અત્યંત સુવ્યવસ્થિત પ્રક્રિયા અને ગણતરી રહેલી હોય છે.
આ નિયમનું સૌથી મોટું અને મહત્વનું કારણ હાઉસકીપિંગ તથા સ્વચ્છતાની કામગીરી છે. સામાન્ય રીતે હોટલોમાં અગાઉ રોકાયેલા મહેમાનોનો રૂમ ખાલી કરવાનો સમય સવારે ૯ થી ૧૦ વાગ્યાની આસપાસ રાખવામાં આવે છે. મહેમાન રૂમ ખાલી કરે તે પછી હોટલના સ્ટાફ માટે ઘણી મોટી જવાબદારી શરૂ થાય છે. રૂમની સઘન સફાઈ કરવી, સેનિટાઈઝેશન કરવું, પલંગની ચાદરો અને ઓશિકાના કવર બદલવા, બાથરૂમ ચોખ્ખું કરવું તેમજ તમામ ઇલેક્ટ્રિક ઉપકરણો વ્યવસ્થિત કાર્યરત છે કે નહીં તે ચકાસવું અનિવાર્ય બને છે. ખાસ કરીને મોટી હોટલોમાં એકસાથે સેંકડો રૂમ તૈયાર કરવાના હોવાથી સ્ટાફને પૂરતો સમય આપવો જરૂરી બને છે, જેથી નવા મહેમાનને સંપૂર્ણ સ્વચ્છ અને સુરક્ષિત રૂમ મળી શકે.
આ ઉપરાંત હોટલ સંચાલનમાં ફ્રન્ટ ડેસ્ક, સુરક્ષા, ભોજન સેવા અને વહીવટી વિભાગો વચ્ચે સંકલન જાળવવું ખૂબ જરૂરી હોય છે. જો પ્રવેશ માટે કોઈ ચોક્કસ સમય નક્કી ન હોય તો મુસાફરો ગમે ત્યારે આવી પહોંચે અને હોટલની સમગ્ર વ્યવસ્થા ખોરવાઈ જાય. નિશ્ચિત સમયપત્રકથી કર્મચારીઓની શિફ્ટ અને સંસાધનોનું આયોજન સરળ બને છે. જોકે ઘણી હોટલોમાં જો અગાઉથી રૂમ ખાલી અને તૈયાર હોય, તો તેઓ પોતાની નીતિ મુજબ નિર્ધારિત સમય કરતાં વહેલો પ્રવેશ પણ આપી દેતી હોય છે.
