આજના ડિજિટલ યુગમાં ઓફિસ, કોલેજ કે વિવિધ સંસ્થાઓ સાથેના મોટાભાગના સત્તાવાર વ્યવહારો ઈમેઈલ દ્વારા જ થાય છે. આવી સ્થિતિમાં ઘણીવાર મહત્વપૂર્ણ ઈમેઈલ મુખ્ય ઈનબોક્સમાં આવવાને બદલે સીધા સ્પામ ફોલ્ડરમાં જતા રહે છે. સુરક્ષા પ્રણાલીના વધુ પડતા ફિલ્ટરિંગના કારણે ઘણીવાર જરૂરી સૂચનાઓ, દસ્તાવેજો કે ભરતી સંબંધી અગત્યના સંદેશાઓ ચૂકી જવાનું મોટું જોખમ રહે છે. ઘણી વખત જાણીતી વ્યક્તિઓ કે ભરોસાપાત્ર કંપનીઓના ઈમેઈલ પણ ભૂલથી સ્પામ ગણાઈ જાય છે. જોકે, જીમેઈલના થોડા સામાન્ય સેટિંગ્સમાં ફેરફાર કરીને આ ગંભીર સમસ્યાનું કાયમી નિરાકરણ લાવી શકાય છે.
આ સમસ્યામાંથી મુક્તિ મેળવવા માટે સૌથી પહેલું પગલું એ છે કે તમારા જીમેઈલ એકાઉન્ટના સ્પામ ફોલ્ડરમાં જઈને નિયમિત ચકાસણી કરો. જો ત્યાં કોઈ અગત્યનો ઈમેઈલ જોવા મળે તો તેને ખોલીને 'નોટ સ્પામ' વિકલ્પ પર ક્લિક કરવું જોઈએ. આવું કરવાથી તે ઈમેઈલ તાત્કાલિક સામાન્ય ઈનબોક્સમાં આવી જશે અને સુરક્ષા સિસ્ટમને સંકેત મળશે કે આ મોકલનાર સંપૂર્ણપણે સુરક્ષિત છે. આ ઉપરાંત, જે વ્યક્તિ કે કંપનીના સંદેશા વારંવાર સ્પામમાં જતા હોય, તેમનું ઈમેઈલ એડ્રેસ ગૂગલ કોન્ટેક્ટ્સમાં સેવ કરી લેવું જોઈએ. એકવાર સરનામું સંપર્ક સૂચિમાં આવી ગયા પછી જીમેઈલ તેને સલામત ગણશે અને ભવિષ્યમાં તે સીધા ઈનબોક્સમાં જ પહોંચશે.
જો કોઈ ચોક્કસ મોકલનારના સંદેશા હંમેશા ઈનબોક્સમાં જ મેળવવા હોય તો ખાસ ફિલ્ટર બનાવવું એ સૌથી સચોટ ઉપાય સાબિત થાય છે. આ માટે કમ્પ્યુટર પર જીમેઈલ ખોલી સર્ચ બારમાં રહેલા સર્ચ વિકલ્પો પર ક્લિક કરો. ત્યાં 'ફ્રોમ' ખાનામાં સંબંધિત વ્યક્તિ કે સંસ્થાનું ઈમેઈલ સરનામું લખીને 'ક્રિએટ ફિલ્ટર' પસંદ કરો. ત્યારબાદ આવતા વિકલ્પોમાંથી 'નેવર સેન્ડ ઈટ ટુ સ્પામ' એટલે કે ક્યારેય સ્પામમાં ન મોકલવાનો વિકલ્પ પસંદ કરીને ફિલ્ટર સેવ કરી લો. આ સેટિંગ અમલમાં આવતા જ સિસ્ટમ તે મોકલનારના તમામ ઈમેઈલ આપમેળે નિયમિત ઈનબોક્સમાં જ પહોંચાડશે.
આ સુવિધાઓ પૈકી ફિલ્ટર બનાવવાની કામગીરી કમ્પ્યુટર કે લેપટોપના બ્રાઉઝર પર સરળતાથી થાય છે, જ્યારે એન્ડ્રોઇડ કે આઈફોન જેવા સ્માર્ટફોનમાં જીમેઈલ એપ દ્વારા પણ સ્પામ ઈમેઈલ બહાર કાઢી શકાય છે. મોબાઈલ એપમાં સ્પામ ફોલ્ડરમાં જઈને 'રિપોર્ટ નોટ સ્પામ' પસંદ કરીને ઈમેઈલને મુખ્ય ફોલ્ડરમાં લાવી શકાય છે. જો તમારા અગત્યના કામકાજી સંદેશાઓ પણ સ્પામમાં અટવાઈ જતા હોય તો આ સેટિંગ્સ ચકાસીને જરૂરી ફેરફાર કરી લેવા જોઈએ, જેથી કોઈ મહત્વની માહિતી સમયસર મેળવવાથી વંચિત ન રહેવાય.
