કર્મચારી ભવિષ્ય નિનિધિ (EPF) ખાતામાં નામ, જન્મ તારીખ અથવા નોકરી જોડાવવાની તારીખ જેવી વિગતોમાં ભૂલ હોવી ભવિષ્યમાં મુશ્કેલી ઊભી કરી શકે છે. ઘણીવાર આવી અસંગતતાઓને કારણે પ્રોવિડન્ટ ફંડ (PF) બેલેન્સ ટ્રાન્સફર કરતી વખતે, ફંડ ઉપાડતી વખતે અથવા પેન્શનના દાવાઓ મેળવતી વખતે ભારે હાલાકીનો સામનો કરવો પડે છે. આ બાબતને ધ્યાનમાં રાખીને, કર્મચારી ભવિષ્ય નિનિધિ સંગઠન (EPFO) એ સભ્યો માટે એક અત્યંત ઉપયોગી ઓનલાઈન જોઈન્ટ ડિક્લેરેશન ફોર્મ અને પ્રક્રિયા રજૂ કરી છે, જેના દ્વારા કર્મચારીઓ યુનિવર્સલ એકાઉન્ટ નંબર (UAN) પોર્ટલ પર જઈને પોતાની પ્રોફાઇલ અને રોજગાર રેકોર્ડની ભૂલો જાતે જ સુધારી શકે છે.
આ પ્રક્રિયા અંતર્ગત કર્મચારીઓ નામ, લિંગ, માતા-પિતાનું નામ, નોકરી ज्वाइनિંગ કે છૂટા થયાની તારીખ તેમજ અન્ય વ્યક્તિગત અને રોજગાર સંબંધિત વિગતોમાં સુધારા માટે ઓનલાઈન અરજી કરી શકે છે. જો કે, આ અરજી સીધી મંજૂર થતી નથી, પરંતુ સુરક્ષા અને ચકાસણીના ભાગરૂપે તે પ્રથમ વેરિફિકેશન માટે સંબંધિત એમ્પ્લોયર (માલિક કે કંપની) પાસે ઈ-મેલ દ્વારા જાય છે. એમ્પ્લોયર દ્વારા મંજૂરી મળ્યા બાદ જ આ અરજી અંતિમ પ્રક્રિયા માટે સંબંધિત EPFO કાર્યાલયમાં પહોંચે છે, જ્યાંથી વેરિફિકેશન પૂર્ણ થયા પછી રેકોર્ડ અપડેટ કરવામાં આવે છે.
EPFO ના સત્તાવાર પોર્ટલ પર આ પ્રક્રિયા ખૂબ જ સરળ પાંચ સ્ટેપમાં પૂર્ણ કરી શકાય છે. સૌપ્રથમ યુઝરે પોતાના UAN અને પાસવર્ડ દ્વારા યુનિફાઇડ મેમ્બર પોર્ટલ પર લોગ ઇન કરવાનું રહેશે, ત્યારબાદ 'મેનેજ' ટેબમાં જઈને 'જોઈન્ટ ડિક્લેરેશન' વિકલ્પ પસંદ કરવાનો રહે છે. આ પછી સંબંધિત સભ્ય આઈડી પસંદ કરીને જે વિગત સુધારવાની હોય તેમાં સાચી માહિતી ભરીને જરૂરી સહાયક દસ્તાવેજો (PDF ફોર્મેટમાં) અપલોડ કરવાના રહે છે. અરજી સબમિટ થયા બાદ તે એમ્પ્લોયર અને ત્યારબાદ EPFO કચેરી દ્વારા મંજૂર થયા પછી યુઝરનું પ્રોફાઇલ અપડેટ થયેલું જોઈ શકાય છે.
